לא משנה כמה היום שלנו היה עמוס, כמה פגישות הספקנו, כמה קילומטראז' גמענו וכמה שיחות עם לקוחות ביצענו, מלווה אותנו תחושה מתמדת שאנחנו פשוט לא מספיקים את מה שתכננו. מדוע זה קורה?
ריבוי משימות מקשה עלינו להתרכז במשימה אחת עד סיומה וכשאנו קופצים ממשימה למשימה, הריכוז נפגע והזמן הנחוץ להשלמת כל מטלה מתארך
1. התמודדות עם מחשבות בלתי פוסקות
כעסק של אדם אחד, הביצועים העסקיים תלויים במידה רבה ברמת האנרגיה שלנו. נהיה בשיא האנרגיה? נוכל להספיק יותר. תשתלט עלינו העייפות? נתקשה לתפקד ולקבל החלטות חשובות. בהקשר לכך, גזלן אנרגיה גדול הוא פרץ המחשבות שלעיתים לא מרפה ומסיט אותנו מהמשימה בה אנו עוסקים. לפתע אנו נזכרים שצריך להתקשר ללקוח כדי לבצע גבייה, כמה דקות לאחר מכן עולה רעין חדש לשיווק העסק וכך הלאה.
איך לנהל את הזמן בצורה יעילה:
על מנת שהמחשבות לא יגזלו יותר מידי אנרגיות, מומלץ לרשום על פתקית (או מסמך וורד, מה שנוח לכם) את המחשבות שצצות. בצורה הזו הן יוכלו לשמש אותנו בהמשך ונוכל להחזיר את הפוקוס למשימה הנוכחית. בסוף היום ניתן לתייק את התזכורות בלוח השנה, כדי להגיע אליהן במועד המתאים.
קראו עוד במזגין:
- עצמאי? הכן עצמך פנסיונית לחורף - פנסיית חובה לעצמאים
- אימון אישי ועסקי ותרומתו לעסק
- מהפיכת הפינטק מולידה גלי המשך: הכירו את תחום ה- Wealth Tech
2. מיילים וטלפונים שיוצאים משליטה
"לאן נעלם הזמן" – מכירים את ההרגשה הזו? הישאבות לתוך שטף המיילים או שיחות הטלפון באמצע משימות אחרות, היא אחד משודדי הזמן הידועים לשמצה. במחי לחיצת כפתור אנו יוצאים מריכוז, נוטשים בפתאומיות את המשימה עליה עבדנו ומאבדים זמן יקר ובלתי מתוכנן.
איך לנהל את הזמן בצורה יעילה:
קבעו זמני מענה מוגדרים למיילים ושיחות טלפון. כך למשל ניתן להקדיש זמן למיילים בפתיחת היום, באמצע היום ובסיומו, כאשר בכל שאר היום המייל יהיה סגור כדי להימנע מהיסח דעת. את המענה הטלפוני אפשר לנהל באותה הצורה, בתוספת אחת: בימים הכוללים נסיעות, נצלו את זמן הנסיעה כדי לבצע את השיחות ולחסוך זמן עבודה יקר.
3. לתת גז בניוטרל
להספיק יותר בפחות, זה פחות או יותר החלום הגדול של רובנו. הרבה פעמים זה לא קורה, בגלל אחת הטעויות הכי גדולות בניהול הזמן: לבצע את המשימות שדורשות את הכי הרבה ריכוז ומאמץ כשעייפים. במקרה זה, מלכודת הזמן היא כפולה: גם לוקח לנו זמן רב יותר לבצע את המשימה וגם יום העבודה עשוי להתארך וזמן המנוחה שלנו להתקצר. כתוצאה מכך, נגרור עייפות מיום ליום וכדור השלג יגדל, בזמן שהפרודוקטיביות תפחת.
איך לנהל את הזמן בצורה יעילה:
תזמון. ממש כמו לנסוע בשעות נטולות פקקים כדי להגיע ליעד מהר יותר (איזה הבדל עצום יש בין נסיעה בשמונה בבוקר בשיא העומס, לבין נסיעה רגועה בשעה עשר). בדיוק באותו האופן שמתזמנים את שעת הנסיעה, ניתן לתזמן את העשייה שלנו בהתאם לרמות האנרגיה.
אם למשל רמת האנרגיה שלנו יורדת באופן קבוע בשעות הצהריים, נוכל להקדיש את השעות האלה לביצוע משימות טכניות יותר. את המשימות המורכבות נרצה לבצע בשעות הבוקר (או הערב, במקרה שאתם טיפוסים של ערב) – כאשר אנחנו בשיא הערנות. חלוקה נכונה של משימות בהתאם לגאות והשפל של רמות האנרגיה, תסייע להיות הרבה יותר פרודוקטיביים.
4. "לזרום" עם היום
העסק הוא לעיתים מופע של איש יחיד, וככזה רובצות על כתפינו עשרות (ולעיתים אף מאות) מטלות שצריך לבצע בתחומי השיווק, המכירות, השירות, האדמיניסטרציה, הניהול ועוד. לכן ברגע שרצף ההתרחשויות מתחיל, קל מאוד להיסחף עם הזרם במקום להיצמד בחוזקה לאבנים הגדולות – למשימות המרכזיות באותו היום.
גזלן זמן זה הוא אחראי עיקרי לתחושת איבוד הזמן שחווים בעלי עסקים רבים, אשר מרגישים שלא הספיקו לבצע את כל מה שתוכנן לאותו היום.
איך לנהל את הזמן בצורה יעילה:
אומרים שארוחת הבוקר היא הארוחה הכי חשובה ביום. על אותו משקל, תכנון היום היא ככל הנראה אחת הפעולות הכי חשובות ביומו של בעל העסק. אם ארוחת הבוקר מעניקה לנו אנרגיה, תכנון היום יסייע לתעל אותה למקומות הנכונים. דרך לתכנן את היום היא לשבת מול היומן ולשבץ את המשימות השונות לאורך היום. כאשר פותחים את יום העבודה, כדאי לעבור על הלו"ז כדי להיכנס לפוקוס, ולהיזכר בעוגנים החשובים (גם כאשר השגרה מאיימת לסחוף אותנו למחוזות אחרים).
5. קושי להשלים משימות
ריבוי משימות מקשה עלינו להתרכז במשימה אחת עד סיומה וכאשר אנו קופצים ממשימה למשימה, הריכוז נפגע והזמן הנחוץ להשלמת כל מטלה מתארך. אם גם אתם נאבקים כדי להספיק לבצע ולסיים מטלות, השיטה הבאה עשויה לסייע לכם.
איך לנהל את הזמן בצורה יעילה:
הכירו את שיטת פומודורו (אם השם עושה לכם חשק לפסטה, זה לא במקרה. פומודורו היא עגבנייה באיטלקית). את השיטה המציא יזם איטלקי והיא מבוססת על עבודה ממוקדת ונטולת הסחות דעת בפרקי זמן קצרים.
העיקרון פשוט: עבודה בפרקי זמן באורך 25 דקות (כל אחד מהם נקרא פומודורו), בהם מתמקדים אך ורק במשימה ומתעלמים מכל המסביב. בין פומודורו אחד למשנהו, לוקחים 5 דקות הפסקה. לאחר 4 סבבי פומודורו לוקחים הפסקה באורך 15-20 דקות, כדי להתרענן ולחזור במלוא המרץ. כך ממשיכים עד סיום המשימה.
מעוניינים בטיפים נוספים לניהול נכון של העסק?
הירשמו לאתר וקבלו מאמרים נוספים ישירות למייל.
למדתי מטיפ חלוקת ישום. לפי זמני האנרגיה,
כל הזמן אני נתקלת בקושי לסיים משימות במהלך היום. קשה לעבוד כשכל פעם יש טלפונים או מיילים וזה משגע