עצמאים? כך תכינו הצעת מחיר מנצחת

אתם מתרווחים על הכיסא, לוקחים נשימה בין פרויקט לפרויקט. ואז מצלצל הטלפון. מישהו שקיבל עליכם המלצה מבקש הצעת מחיר. אתם מקשיבים, מבררים ומסבירים בקצרה איך תוכלו לעזור. המתקשר נשמע לכם כמו לקוח פנטסטי, ואתם מתיישבים להכין הצעת מחיר.

זכרו שיש לא מעט לקוחות שמתעניינים בדבר אחד: המחיר. ספקו תשובה ברורה בגזרה זו והבהירו אם המחיר כולל מע"מ. כתבו באופן בולט ותמציתי את השירות או המוצר ואת מחירו

נשמע פשוט? אז זהו, שלא. כעצמאים בטח כבר שברתם את הראש פעם-פעמיים (או 30) בניסיון להכין הצעת מחיר שתעשה את העבודה. איך לתמחר? איך לנסח? מה לכתוב? איך להתחיל? ואיך לסיים? כדי להתמודד עם שלל השאלות המבלבלות האלו ריכזו כאן, במיוחד בשבילכם, את העקרונות החשובים ביותר בכתיבת הצעות מחיר.

1. מה הלקוח באמת צריך?

כל הצעת מחיר מתחילה בהבנה של צורכי הלקוח. בשיחתכם הראשונית בררו את הצורך המדויק ואת סדר העדיפויות שלו. רצוי להבין גם אם היה לו ספק קודם בתחום שלכם, ומה התפקשש שם.

2. איך מתמחרים?

כשמדובר בשירות (ולא במוצר אחיד ומתומחר), לרוב עדיף להימנע משליפת מחיר ולהתעקש על תמחור בשיקול דעת. זה חשוב במיוחד אם אתם נוטים לתמחר את השירותים שלכם בחסר. מתלבטים? התייעצו עם קולגות ובדקו באתרים של מתחרים ובפורומים מקצועיים. זכרו שקשה מאוד להעלות מחיר ללקוחות קיימים. לכן, נקבו מראש מחיר שיהיה הוגן ללקוח ומתגמל כראוי עבורכם. ואחרי הדגש הזה, כמה שיקולים חשובים:

האם שווה לכם להתפשר על המחיר לטובת לקוח מוכר, שיתרום לרזומה שלכם?
האם אתם רוצים לקוח לטווח ארוך, שיספק עבודה רבה במחיר נמוך יותר?
התחשבו בהיקף הניסיון ובכישורים שלכם.
האם אתם עמוסים בעבודה ומעוניינים רק בלקוחות רווחיים במיוחד, או שאתם בתקופת יובש ורוצים לקוחות בכל מחיר?
גלמו במחיר את זמן ההתעסקות הכולל סביב העבודה: שיחות טלפוניות, פגישות, כתיבת סיכומים, תחקיר, בירוקרטיה וכדומה.
האם התרשמתם שהפונה יודע מה הוא רוצה, או שאתם צפויים להתמודד עם ההפכפכות שלו?
אם הפונה מבטיח לכם את כל העולם כדי שתפחיתו במחיר - "אדאג לך לים של עבודה", "אמליץ עליך לכל העולם ואחותו" – מומלץ שתזכרו שהוא אולי הוא יקיים את הבטחותיו ואולי לא. בכל מקרה, אל תוותרו על תגמול ראוי.

3. איך כותבים?

הכינו תבנית קבועה להצעת מחיר, והתאימו אותה לכל פנייה. רצוי להשתמש בקובץ PDF ולא ב-WORD, כדי שלא יבוצעו בו שינויים. תוכלו למצוא באינטרנט דוגמאות לתבניות. כתבו ברור, ממוקד, מתומצת, במילים מובנות ולא בסיסמאות או במונחים מקצועיים גבוהים. נסחו באופן מכובד, מנומס ובשפה תקינה. אם יש לכם נטייה לשגיאות כתיב ולניסוח מסורבל, בקשו מאדם נוסף שיעבור על ההצעה. כדאי לכתוב בראש ההצעה למי היא מופנית: שם העסק ואיש הקשר. כמו כן, הקפידו שההצעה תהיה אסתטית, נקייה ומסודרת, ושתכלול לוגו שלכם, חתימה ופרטי התקשרות מלאים. אם אתם מנויים במערכת חשבוניות דיגיטליות, תוכלו להפיק במערכת מסמך הצעת מחיר רשמי. כך גם תדעו אם ההצעה הגיעה ליעדה במייל. בהמשך אפשר להפוך את תוכן ההצעה להזמנת עבודה, לחשבון עסקה ולחשבונית.

קראו עוד במגזין:

4. מה כותבים?

זכרו שיש לא מעט לקוחות שמתעניינים בדבר אחד: המחיר. ספקו תשובה ברורה בגזרה זו והבהירו אם המחיר כולל מע"מ. כתבו באופן בולט ותמציתי את השירות או המוצר ואת מחירו. הבהירו למה מתייחס המחיר: לעבודה כולה, ליחידה מסוימת, לשעה או ליום עבודה וכדומה. אם ציינתם מחיר לשעה, העריכו בהצעה את היקף השעות הצפוי. אם העבודה כוללת מרכיבים שונים ציינו את מחירו של כל סעיף כדי שהלקוח יבין את הרכב ההצעה ויוכל לוותר על חלקים ממנה. זכרו שלרוב כדאי לא להתיש בפרטים בגוף ההצעה, אבל מקובל להוסיף בהמשך הערות רלוונטיות.

5. מה כוללות ההערות?

אחרי שציינתם בגוף ההצעה את מרכיבי העבודה, ציינו בהמשך הערות נקודתיות שיבהירו מה העבודה כוללת ומה לא. למשל, פגישות, שיחות טלפון, תחקיר, קניית חומרי גלם, סבבי תיקונים. היו ברורים כדי להימנע מאי הבנות מצערות. אם אתם מעצבים גרפיים לדוגמה, הבהירו כמה סקיצות תכינו, האם העבודה כוללת אספקת תמונות, מיתוג, עיצוב לוגו, הזנת תוכן.

פרטו את תנאי התשלום, כולל מועדי התשלום ואמצעי התשלום. ציינו איזה שיתוף פעולה וחומרים נדרשים מהלקוח, הבהירו בקצרה את תהליך העבודה על כל שלביו, כולל לוח זמנים משוער מיום אישור ההצעה. וכמובן, ציינו במפורש אם ייתכן שתדרשו במהלך העבודה תשלום נוסף על "אקסטרות" כמו פגישות נוספות, שינויים חריגים ושירותים משלימים.

ציינו בונוסים ומגבלות רלוונטיות: האם אתם מעניקים אחריות, תמיכה או תיקונים? באילו מקרים ולאיזו תקופה? ציינו הגבלות או תנאים הקשורים לזכויות יוצרים, אם הן רלוונטיות לתחום שלכם והגבילו את תוקף הצעת המחיר, כדי שהלקוח לא ייענה להצעה בעוד חצי שנה, אחרי שכבר העליתם מחירים.

6. רגע לפני שליחת ההצעה – לא לשכוח

לקראת סיום ההצעה ספרו קצת על עצמכם בפסקה או שתיים, תוך התאמה ללקוח הספציפי. הדגישו את הניסיון, הכישורים, ההשכלה הרלוונטית ולקוחות אחרים (רצוי מוכרים). סיימו במשפט מזמין ברוח "אשמח לעבוד גם איתכם" או "בתקווה לשיתוף פעולה פורה". קראו שוב בתשומת לב לפני השליחה, כדי לוודא שהכול פיקס.

שלחתם? ודאו שההצעה התקבלה. הלקוח מעוניין בשירות שלכם? מעולה. עשיתם את זה. החתימו אותו על הזמנת עבודה שכוללת את תוכן ההצעה (כולל ההערות) או על הצעת המחיר עצמה. אפשר להסתפק גם באישור ההצעה במייל חוזר. תעדו את כל התכתובת בצורה מסודרת. וקדימה, לעבודה.

מעוניינים בטיפים לניהול נכון של העסק? הירשמו לאתר וקבלו מאמרים נוספים ישירות למייל.