קשה להאמין, אבל הטלפונים החכמים שאנחנו לא יכולים לדמיין את החיים בלעדיהם, נכנסו לשימוש המוני רק לפני עשור. המכשירים האלה כל כך חכמים, שאפילו את העשייה העסקית הם מאפשרים לנו לייעל באמצעות אינספור אפליקציות. ריכזנו עבורכם את הבולטות שבהן, כדי לסייע לכם להספיק יותר בפחות זמן.
1. שעת כושר: תוכנות ניהול זמן
כבר הגיע סוף היום ואתם שואלים את עצמכם לאן נעלם הזמן? השאלה המסתורית הזו יכולה לקבל סופסוף תשובה מספרית מדויקת, באמצעות אפליקציית ניהול זמן. העיקרון שלהן פשוט והמשמעות לפעילות העסקית עשויה להיות מרחיקת לכת. אפליקציות לניהול זמן מאפשרות בכל רגע נתון להפעיל טיימר עבור כל פעילות שאתם מבצעים בעסק, כדי להבין כמה זמן משקיעים בכל פרויקט, כמה בשיחות עם לקוחות, כמה בשיווק, כמה במיילים ועוד. שכחתם להפעיל את הטיימר? תמיד תוכלו לעדכן זמנים ידנית.
עבור כל אותן מחשבות חמקמקות שבאות והולכות ברגעים לא צפויים, נועדו אפליקציות תזכיר, כמו למשל...
היתרון הגדול של תוכנות ניהול זמן הוא ביכולת להפיק דו"חות, שיציגו פירוט זמנים ברמה החודשית. כך למשל אפשר לפלח דו"חות לפי פעילות, לפי פרויקט או לפי לקוח, ולהבין כמה זמן השקענו בפרויקט לעומת כמה כסף הוא הכניס. בהתאם, נוכל לטפל בגזלני זמן, או לחילופין לעלות מחירים עבור שירותים שמצריכים זמן עבודה רב יותר.
במבט ראשון זה אולי נראה כלי טכני שמאפשר לעקוב אחר הזמן, אך בפועל מדובר בכלי אסטרטגי מהמעלה הראשונה בקבלת החלטות עסקיות חשובות. רוב אפליקציות ניהול הזמן מגיעות בגרסת בסיס חינמית, לצד גרסאות מורחבות בתשלום. דוגמא לשתיים מהן: Toggle ו- RescueTime.
קראו עוד במגזין:
2. להציל רגעים אבודים
מחכים לפגישה עסקית בבית קפה? עושים סידורים ומתייבשים בתור במשך דקות ארוכות? בין משימה למשימה, יש רגעים מתים במהלך היום. אפליקציית Microsoft Remote Desktop מאפשרת לנצל את אותם רגעים כדי "לקדם מנהלות" ולהמשיך לבצע את המשימות היומיומיות בזמן שאתם ממתינים, כאילו לא עזבתם את המשרד.
כיצד זה מתאפשר? האפליקציה מעניקה גישה לשולחן העבודה של המחשב במשרד, באופן המאפשר לכם לצפות במסמכים ואפילו להשתמש בתוכנות האופיס השונות, כדי להמשיך מהיכן שהפסקתם.
3. לעשות סדר במחשבות
אתם יודעים איך זה: לפעמים, כשהמחשבות מציפות אותנו, קשה לשמור על פוקוס ולהתרכז במשימות שצריך לבצע. לחילופין, דווקא אחרי שסגרנו את המחשב ויצאנו מהמשרד, עולה לנו רעיון מצוין לקידום העסק, שעלול לברוח בכל רגע. עבור כל אותן מחשבות חמקמקות שבאות והולכות ברגעים לא צפויים, נועדו אפליקציות תזכיר, דוגמת ColorNote.
ברגע שהמחשבות מתחילות לעלות, אפליקציית ColorNote מאפשרת לכם לרשום ולתייק אותן בקלות, כך שיצוצו ברגע המתאים מבלי להסיח את דעתכם בעת ביצוע המשימה הנוכחית. ניתן לכתוב את התזכורת או להשתמש במנוע הקולי של גוגל כדי להכתיב את התזכורת בקול. לאחר יצירת התזכורת, ניתן לשלוח אותה למייל או לקבוע מועד בו היא תופיע על גבי המסך. ישנו מגוון אפליקציות פתקים רחב, בהן ניתן לשלב תמונות, קבצי קול וטבלאות.
4. מפות חשיבה: להשתמש בכוח המוח
אם מחשבה יוצרת מציאות, היכולת לדייק את המחשבה תסייע לנו ליצור את המציאות הרצויה. בדיוק למטרה זו נועדו מפות חשיבה. מפת החשיבה מעניקה ביטוי ויזואלי לרעיונות, באופן המאפשר פיתוח רעיון חדש למגוון כיוונים באמצעות יצירת תרשים.
העיקרון עליו מבוססת מפת חשיבה הוא לקיחת רעיון כלשהו שרוצים לקדם, ומיפוי המחשבות, המשימות והרעיונות שהוא מעלה. אפליקציית מפות חשיבה פועלת באופן דומה לשמש האסוציאציות הזכורה מימי ביה"ס: מהרעיון המרכזי יוצאים ענפים, וכל ענף יכול להסתעף לרעיונות נוספים.
כלי זה מעודד חשיבה אינטואיטיבית ויצירתית, המסייעת לראות את הנושא מכמה שיותר כיוונים כדי להגיע לתוצאה הרצויה. כך למשל אם נרצה להשיק סדנה ללקוחות פוטנציאליים, כל ענף ייצג תחום פעילות אחר: בניית הסדנה, שיווק, מכירות, לוגיסטיקה וכדומה. בהמשך, כל ענף יסתעף.
אפליקציית SimpleMind למשל, היא מפת חשיבה אינטואיטיבית, המאפשרת לפתח בצורה חזותית רעיונות חדשים באמצעות יצירת ענפים, תתי ענפים והזזתם על גבי המסך.
5. לגשת למסמכים החשובים בכל רגע
ידע זה כוח, וסביר להניח שגם במחשב האישי שלכם שמור מידע עסקי בעל ערך. על מנת לגשת אליו מכל מקום ולא פחות חשוב, לגבות אותו כדי שחלילה לא ירד לטמיון כתוצאה מגניבה או פשוט מחשב שהתקלקל, נוצרו Google Drive ו- DropBox. כל פתרון מאפשר לגשת למסמכים חשובים מהסמארטפון ועל הדרך לוודא שהם מגובים בענן, כך שתוכלו לישון בשקט. יתרון נוסף הוא ביכולת לעבוד ולעדכן בו זמנית מסמכים משותפים יחד עם משתמשים אחרים.
כבעלי עסק, אתם בטח עובדים סביב השעון ולמרות זאת העבודה אף פעם לא נגמרת. על מנת להקל על חייכם בעשייה העסקית, הורידו אפליקציה אחת או שתיים (או את כולן) לסמארטפון וקחו לכם כמה רגעים של מנוחה.
מעוניינים בטיפים נוספים לניהול נכון של העסק?
הירשמו לאתר וקבלו מאמרים נוספים ישירות למייל.
אני משתמשת בתוכנה מעולה לניהול משימות. בשם any do